Verslag raad van commissarissen

De raad van commissarissen (RvC) heeft volgens de wet en statuten de taak om onafhankelijk toe te zien op het beleid van de raad van bestuur (RvB), de governancestructuur en de activiteiten van de onderneming en om daarover te adviseren. De RvC weegt daarbij de belangen van alle belanghebbenden binnen en buiten de organisatie tegen elkaar af, inclusief de voor de onderneming relevante aspecten van maatschappelijk ondernemen. In dit bericht doet de RvC verslag van de werkzaamheden in 2015. De RvC stelt de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) voor om de jaarrekening 2015 vast te stellen.

Samenstelling RvC

Alle leden van de RvC zijn onafhankelijk conform de richtlijnen van de Nederlandse Corporate Governance Code. De samenstelling van de RvC is in het verslagjaar gewijzigd. Mevrouw Karla Peijs is per 1 juli 2015 afgetreden wegens drukke werkzaamheden elders en de heer Peter Elverding per 2 december 2015 wegens het aflopen van zijn tweede en laatste benoemingstermijn. Op 2 december 2015 heeft de algemene vergadering van aandeelhouders mevrouw Dertje Meijer en de heer Michel Schaeffer benoemd tot commissaris. De RvC heeft op 2 december 2015 de heer Henk Raué aangewezen als zijn voorzitter.

Samenstelling RvB

De samenstelling van de raad van bestuur is in het verslagjaar gewijzigd. De heer Rob Vroom, CFO a.i. is per 1 juli 2015 afgetreden. Zijn opvolger in de functie van CFO, de heer Marcello Iacono, is op 1 oktober 2015 aangetreden.

Vergaderingen

De RvC heeft in 2015 vijf reguliere vergaderingen gehad met de RvB, volgens een vooraf vastgesteld rooster. Tijdens deze bijeenkomsten werden de commissarissen uitvoerig geïnformeerd over financiële, operationele en strategische ontwikkelingen, en doelstellingen. Zoals elk jaar is er gesproken over de jaarrekening van het voorafgaande jaar, het dividendbeleid en het dividend, het budget 2016, de governance en beloningsstructuur voor de RvB, risicobeheersing en het MVO-beleid.

Bijzondere aandachtspunten in 2015 waren:

de bedrijfsfinanciering;
het ondernemingsplan 2015-2018;
de samenstelling van de RvB en de RvC;
beloningsstructuur RvC;
ICT.

De RvC stelde vast dat de externe accountant Deloitte onafhankelijk is van Q-Park.

De RvC heeft ook zonder aanwezigheid van de RvB vergaderd. In deze vergadering evalueerde de RvC het eigen functioneren. Ook werden het beleid van de RvB in zijn geheel en het functioneren van de individuele leden beoordeeld. Ook is de wijziging in de samenstelling van de RvB besproken. Tussen de voormelde vergaderingen door heeft regelmatig overleg plaatsgevonden tussen RvC en RvB alsook tussen de RvC-leden onderling.

Commissies

Auditcommissie

In 2015 heeft de auditcommissie vijf keer vergaderd. Daarbij zijn de volgende onderwerpen besproken:

de jaarrekening en het accountantsverslag van 2014;
de kwartaalcijfers van 2015;
financiële aspecten van het operationele bedrijf en de financiële organisatie van de holding;
de financiële verslaglegging en controle;
taxaties en (her)waardering van vastgoed en de gehanteerde waarderingsmethode;
het ondernemingsplan 2015-2018 en budget 2016;
de jaarafsluiting en de accountantscontrole van 2015;
de goodwill;
de bedrijfsfinanciering;
het hedging beleid.

Deze commissie vergaderde in 2015 in aanwezigheid van de externe accountant, de voorzitter van de RvB en het financieel bestuurslid. Ook tussen de vergaderingen door hebben de auditcommissie en de RvB overlegd. Door de benoeming van de nieuwe CFO neemt met ingang van de laatste vergadering in 2015 de voorzitter van de RvB niet meer deel aan de vergadering van de auditcommissie.

De auditcommissie heeft eenmaal vergaderd in aanwezigheid van enkel de externe accountant.

Remuneratiecommissie

De remuneratiecommissie heeft in het verslagjaar vier keer vergaderd, daarnaast is regelmatig onderling en met de RvB overlegd over de gang van zaken. Daarbij kwamen de volgende onderwerpen aan de orde:

het functioneren en de samenstelling van de RvB;
een evaluatie van de doelen van de RvB over 2014, bespreking van de doelen voor 2015 en advies over de doelen voor de periode 2016-2020;
de variabele beloning van de leden van de RvB op de korte en lange termijn;
de beloningsstructuur van de landen- en divisiedirecties;
compliance en integriteit;
de arbeidsvoorwaarden van de nieuwe CFO;
pensioenregeling RvB.

De remuneratie wordt zorgvuldig bepaald en gerapporteerd aan de AVA. Bij het vaststellen van de vaste beloning wordt advies ingewonnen bij de Hay Group. De remuneratiecommissie ziet erop toe dat de beloning als geheel past binnen het door de aandeelhouders goedgekeurde beloningsbeleid.

Benoemings- en governancecommissie

De benoemings- en governancecommissie heeft in het verslagjaar vier keer vergaderd en daarnaast regelmatig onderling en met de RvB overleg gevoerd, met name ook in de context van de vacatures in RvB en RvC. In die vergaderingen en contacten stonden de volgende onderwerpen op de agenda:

de werving van nieuwe commissarissen;
de werving en selectie van een CFO;
de corporate governance;
het MVO-beleid en het MVO-jaarverslag Verantwoord Parkeren 2014;
het sponsorbeleid.

Algemene Vergadering Aandeelhouders

In 2015 werden twee algemene vergaderingen van aandeelhouders (AVA) gehouden; in april en december. Hierin is de jaarrekening over het jaar 2014 vastgesteld, het ondernemingsplan 2015-2018 goedgekeurd, zijn de nieuwe commissarissen benoemd en is de beloningsstructuur van de RvB en de RvC goedgekeurd. De AVA verklaarde zich voorts akkoord met het budget 2016.

Voorstel aan de aandeelhouders

Hierbij bieden wij u de jaarrekening 2015 van de vennootschap aan. Deloitte heeft de jaarrekening van een goedkeurende verklaring voorzien. De jaarrekening is in aanwezigheid van de externe accountant besproken en is volgens de rapportagevereisten opgesteld. Op grond hiervan stelt de raad de AVA voor om de jaarrekening 2015 vast te stellen, de RvB te dechargeren voor het door haar gevoerde beleid in 2015 en de RvC voor het op dat beleid in 2015 gehouden toezicht.

Dankwoord

De raad dankt de raad van bestuur, het management en alle medewerkers van Q-Park voor hun inzet, creativiteit en onderlinge samenwerking in de uitdagende omstandigheden van Q-Park in 2015. Daarnaast wil de raad een speciaal woord van dank richten aan mevrouw Karla Peijs en de heer Peter Elverding voor hun inzet en betrokkenheid in de afgelopen jaren.

Raad van commissarissen

H.H. Raué, voorzitter

N.H. van Halder

J. van der Ende

D. Meijer

M. Schaeffer

Maastricht, 16 maart 2016